Tiêu chuẩn cơ sở là gì? Cách xây dựng và công bố TCCS mới nhất 2026

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) là tiêu chuẩn do người đứng đầu một cơ sở — doanh nghiệp, hợp tác xã, cơ quan, đơn vị sự nghiệp, hội hoặc hiệp hội — tự xây dựng và công bố để áp dụng cho sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình hoặc môi trường của chính cơ sở đó. Doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ xin phép và không được cấp giấy chứng nhận TCCS. Nhưng từ năm 2026, sau khi công bố, cơ sở phải thông báo việc công bố TCCS lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong vòng 20 ngày — đây là điểm mới mà phần lớn bài hướng dẫn trên mạng chưa cập nhật.

Bài viết này tổng hợp cách xây dựng, nội dung, ký hiệu, hồ sơ và quy trình công bố tiêu chuẩn cơ sở theo đúng quy định đang có hiệu lực, kèm những lỗi FOTEKCO thường gặp khi làm hồ sơ cho khách hàng thực phẩm.

Tiêu chuẩn cơ sở là gì?

Theo Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam gồm hai cấp: tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn cơ sở (TCCS). TCCS là tiêu chuẩn do chính cơ sở công bố để áp dụng trong phạm vi hoạt động của mình.

Bản chất của TCCS gồm ba điểm cần nhớ:

• Tự nguyện về việc có hay không, nhưng bắt buộc về nội dung: nếu đã công bố thì các chỉ tiêu trong TCCS không được trái quy chuẩn kỹ thuật (QCVN) và pháp luật hiện hành.
• Áp dụng nội bộ: TCCS có giá trị trong phạm vi cơ sở công bố và với các bên mà cơ sở cam kết (khách hàng, nhà phân phối, bên mời thầu).
• Người đứng đầu cơ sở tự chịu trách nhiệm về nội dung TCCS trước cơ quan quản lý nhà nước và người tiêu dùng.

Trên thực tế, doanh nghiệp cần TCCS trong ba tình huống phổ biến: sản phẩm chưa có TCVN hoặc QCVN tương ứng; làm hồ sơ tự công bố sản phẩm thực phẩm; hoặc đối tác, siêu thị, hồ sơ thầu yêu cầu xuất trình tài liệu chất lượng của sản phẩm.

Căn cứ pháp lý đang áp dụng (cập nhật 2026)

Đây là phần nhiều bài viết đang sai. Rất nhiều hướng dẫn vẫn trích Thông tư 21/2007/TT-BKHCN — văn bản này đã được thay thế bởi Thông tư 11/2021/TT-BKHCN, và Thông tư 11/2021 cũng đã hết hiệu lực. Các văn bản đang điều chỉnh TCCS hiện nay:

• Luật số 70/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, được Quốc hội thông qua ngày 14/6/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
• Nghị định 22/2026/NĐ-CP ngày 16/01/2026 quy định chi tiết thi hành Luật, trong đó có Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng.
• Thông tư 13/2026/TT-BKHCN ngày 09/4/2026 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định chi tiết xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký. Chương IV (Điều 21–25) dành riêng cho tiêu chuẩn cơ sở.

Với sản phẩm thực phẩm, còn phải đối chiếu thêm Nghị định 15/2018/NĐ-CP về hồ sơ tự công bố và đăng ký bản công bố sản phẩm.

Phân biệt TCCS, TCVN và QCVN

Nhầm lẫn giữa ba loại văn bản này là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị trả về. Bảng dưới đây tóm tắt khác biệt:

Thủ tục với cơ quan nhà nước

• TCCS: không xin phép, không cấp giấy chứng nhận; chỉ thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• TCVN: xây dựng theo kế hoạch tiêu chuẩn quốc gia.
• QCVN: ban hành kèm thông tư của bộ quản lý ngành.

Ký hiệu ví dụ

• TCCS: TCCS 05:2026/ABC
• TCVN: TCVN 7975:2008
• QCVN: QCVN 8-2:2011/BYT

Ba loại văn bản này không thay thế nhau. TCCS không thay được nghĩa vụ công bố hợp quy theo QCVN đối với sản phẩm thuộc nhóm phải hợp quy.

Căn cứ và phương thức xây dựng tiêu chuẩn cơ sở

Theo Điều 21 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, cơ sở có hai phương thức xây dựng TCCS:

1. Chấp nhận tiêu chuẩn sẵn có: lấy TCVN, tiêu chuẩn quốc tế (ISO, CODEX), tiêu chuẩn khu vực hoặc tiêu chuẩn nước ngoài tương ứng làm TCCS của mình, có thể giữ nguyên hoặc thu hẹp phạm vi cho phù hợp.
2. Tự nghiên cứu xây dựng trên cơ sở kết quả khoa học và công nghệ, kết quả thử nghiệm, đánh giá và kinh nghiệm thực tiễn của cơ sở.

Dù chọn cách nào, TCCS phải thoả bốn yêu cầu: không trái quy chuẩn kỹ thuật và pháp luật hiện hành; phù hợp với trình độ công nghệ thực tế của cơ sở; phù hợp nhu cầu quản lý, sản xuất, kinh doanh; và các chỉ tiêu an toàn không được thấp hơn mức quy định tại QCVN tương ứng.

Trong thực tế làm hồ sơ cho khách hàng, bước khó nhất không phải viết bản tiêu chuẩn mà là xác định đúng nhóm sản phẩm, từ đó mới chọn được bộ chỉ tiêu phải kiểm nghiệm. Nhiều sản phẩm mới (thực phẩm kết hợp, đồ uống bổ sung, sản phẩm từ nguyên liệu nhập khẩu) chưa có hướng dẫn phân nhóm rõ ràng, phải dựa vào thành phần, công dụng và các văn bản chuyên ngành liên quan.

Nội dung và ký hiệu của một bản tiêu chuẩn cơ sở

Một bản TCCS hoàn chỉnh thường có bố cục sau. Đây cũng là khung “mẫu tiêu chuẩn cơ sở” doanh nghiệp có thể dùng lại:

• Trang bìa: tên cơ sở, ký hiệu TCCS, tên tiêu chuẩn, năm công bố.
• Mục lục (với tiêu chuẩn dài nhiều trang).
• Phần mở đầu: căn cứ xây dựng, tài liệu viện dẫn.
• Phạm vi áp dụng: sản phẩm nào, công đoạn nào, phạm vi nội bộ nào.
• Tài liệu viện dẫn: liệt kê TCVN, QCVN, tiêu chuẩn quốc tế đã dùng.
• Thuật ngữ và định nghĩa (nếu cần).
• Yêu cầu kỹ thuật: chỉ tiêu cảm quan, chỉ tiêu lý hoá, chỉ tiêu vi sinh vật, giới hạn kim loại nặng, độc tố, phụ gia được phép dùng.
• Phương pháp thử: ứng với từng chỉ tiêu, nêu rõ tiêu chuẩn phương pháp thử.
• Ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản.
• Phụ lục (nếu có).

Cách ghi ký hiệu TCCS

Theo Điều 24 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, ký hiệu TCCS gồm: cụm chữ TCCS, rồi số hiệu và năm công bố cách nhau bằng dấu hai chấm, tiếp theo là dấu gạch chéo và chữ viết tắt tên cơ sở.

Ví dụ: TCCS 05:2026/ABC — bản tiêu chuẩn cơ sở số 05 do Công ty ABC công bố năm 2026.

Lưu ý nhỏ nhưng hay sai: số hiệu phải liên tục theo sổ nội bộ của cơ sở, không được trùng; năm ghi là năm công bố, không phải năm sản xuất sản phẩm; chữ viết tắt phải giữ nguyên qua các bản tiêu chuẩn để dễ tra cứu.

Cách xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở

Nhiều bài hướng dẫn mô tả quy trình TCCS gồm 9 bước (lập kế hoạch, lấy ý kiến tối thiểu 60 ngày, hội nghị chuyên đề, thẩm định của bộ, công bố, in ấn…). Đó là quy trình xây dựng tiêu chuẩn quốc gia TCVN, không phải TCCS. Áp dụng nhầm khiến doanh nghiệp tưởng phải mất nhiều tháng và phải qua cơ quan nhà nước.

Theo Điều 22 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, trình tự đúng gồm 4 bước xây dựng và 2 bước công bố:

Bốn bước xây dựng dự thảo

1. Nghiên cứu, biên soạn dự thảo TCCS — khảo sát thực trạng sản xuất, xác định chỉ tiêu, soạn bản thảo và thuyết minh.
2. Lấy ý kiến — khi cần thiết hoặc khi có quy định. Với doanh nghiệp nhỏ, đây thường là lấy ý kiến bộ phận sản xuất, QA/QC và kinh doanh.
3. Xử lý ý kiến, hoàn thiện dự thảo và lập hồ sơ dự thảo.
4. Thẩm tra dự thảo — do bộ phận hoặc người được cơ sở phân công thực hiện, không phải cơ quan nhà nước.

Hai bước công bố

1. Người đứng đầu cơ sở xem xét và quyết định công bố TCCS bằng văn bản (quyết định công bố có chữ ký, đóng dấu).
2. Lưu hồ sơ công bố tại cơ sở để xuất trình khi cơ quan quản lý, thanh tra, kiểm tra chuyên ngành yêu cầu.

Với hội, hiệp hội xây dựng TCCS để dùng cho hoạt động chứng nhận, Điều 25 đặt thêm yêu cầu: phải lập tổ biên soạn có đại diện các thành viên, người biên soạn và thẩm tra phải độc lập, không đồng thời tham gia chứng nhận chính TCCS đó, và phải gửi hồ sơ dự thảo lấy ý kiến bộ quản lý ngành (thời hạn trả lời 15 ngày).

Thông báo TCCS lên Cơ sở dữ liệu quốc gia — nghĩa vụ mới từ 2026

Đây là thay đổi quan trọng nhất và cũng là phần gần như không bài hướng dẫn phổ biến nào đề cập.

Theo khoản 3 Điều 22 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, sau khi công bố, cơ sở phải thông báo việc công bố TCCS qua Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày công bố. Nội dung thông báo thực hiện theo Nghị định 22/2026/NĐ-CP.

Cổng thực hiện là Cơ sở dữ liệu quốc gia do Uỷ ban Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Quốc gia vận hành (nqi.gov.vn). Các bước cơ bản:

1. Đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp (tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email, thông tin người đại diện theo pháp luật) và kích hoạt qua email. Mỗi doanh nghiệp chỉ cần một tài khoản.
2. Đăng nhập, chọn chức năng thông báo tiêu chuẩn cơ sở và nộp hồ sơ.
3. Khai thông tin: thông tin thông báo, thông tin sản phẩm (tên, lĩnh vực, mô tả), ký hiệu và nội dung TCCS; đính kèm tệp PDF hoặc bản scan rõ nét, có chữ ký và dấu của người chịu trách nhiệm.
4. Kiểm tra, gửi hồ sơ và theo dõi kết quả tiếp nhận qua email hoặc tra cứu trên cổng.

Trường hợp hệ thống gặp lỗi hoặc hạ tầng chưa hoàn thiện, Nghị định 22/2026/NĐ-CP cho phép nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính đến cơ quan chuyên ngành quản lý sản phẩm; cơ quan này có trách nhiệm cập nhật lên cơ sở dữ liệu.

Mốc thời gian cần nhớ ngay: theo khoản 2 Điều 27 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN, các TCCS đã công bố trước ngày Thông tư có hiệu lực phải hoàn thành việc thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trước ngày 31/12/2026. Doanh nghiệp đã có sẵn bộ TCCS từ những năm trước nên rà soát và thông báo sớm, tránh dồn vào cuối năm.

Hồ sơ công bố tiêu chuẩn cơ sở gồm những gì?

Hồ sơ TCCS được lưu tại cơ sở (không nộp xin phép), và phải xuất trình đầy đủ khi có đoàn kiểm tra. Một bộ hồ sơ đủ thường gồm:

• Quyết định công bố TCCS do người đứng đầu cơ sở ký, đóng dấu.
• Bản tiêu chuẩn cơ sở hoàn chỉnh — tài liệu quan trọng nhất của hồ sơ.
• Bản thuyết minh dự thảo: căn cứ lựa chọn chỉ tiêu, tài liệu tham khảo.
• Bản tổng hợp và tiếp thu ý kiến (nếu có tổ chức lấy ý kiến).
• Kết luận thẩm tra dự thảo.
• Phiếu kết quả kiểm nghiệm mẫu sản phẩm tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận.
• Bằng chứng đã thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (dùng khi đối tác, đoàn kiểm tra yêu cầu đối chiếu).

Xin lưu ý: doanh nghiệp không nộp hồ sơ TCCS tại Sở Khoa học và Công nghệ để xin cấp giấy chứng nhận. Thông tin “nộp hồ sơ tại Sở, chờ cấp giấy chứng nhận TCCS” xuất hiện trên nhiều website là không đúng với quy định hiện hành.

Tiêu chuẩn cơ sở với sản phẩm thực phẩm

Với thực phẩm, TCCS gắn chặt với hồ sơ công bố sản phẩm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Ba điểm cần xử lý đúng thứ tự:

1. Dựng chỉ tiêu trước, kiểm nghiệm sau. Soạn dự thảo TCCS để chốt danh mục chỉ tiêu, rồi mới gửi mẫu đi thử nghiệm. Làm ngược lại thường dẫn tới phải kiểm nghiệm bổ sung, tốn thêm thời gian. Xem thêm: gửi mẫu kiểm nghiệm thực phẩm như thế nào.
2. Đối chiếu kết quả kiểm nghiệm với TCCS. Mức công bố trong TCCS phải phù hợp với kết quả thử nghiệm thực tế và không được lỏng hơn QCVN về an toàn. Nếu kết quả sát ngưỡng, nên điều chỉnh mức công bố thay vì để sát mép giới hạn.
3. Ghi nhãn đồng bộ với TCCS. Thành phần, khối lượng tịnh, hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản trên nhãn phải khớp với bản TCCS và bản tự công bố. Lệch một chi tiết nhỏ cũng đủ để hồ sơ bị yêu cầu giải trình.

Chi tiết các bước hồ sơ tự công bố, xem bài 3 bước tự công bố sản phẩm nhanh chóng cho doanh nghiệp và có cần kiểm nghiệm khi công bố sản phẩm không.

Năm lỗi thường gặp khi làm tiêu chuẩn cơ sở

Tổng hợp từ hồ sơ FOTEKCO đã xử lý cho khách hàng:

1. Chép nguyên TCCS của sản phẩm khác. Chỉ tiêu không khớp thành phần thực tế, khi kiểm nghiệm ra kết quả lệch với mức đã công bố.
2. Đặt mức công bố thấp hơn QCVN. Ví dụ giới hạn kim loại nặng hoặc vi sinh vật nới rộng hơn quy chuẩn — hồ sơ không hợp lệ.
3. Thiếu phương pháp thử. Có chỉ tiêu nhưng không ghi tiêu chuẩn phương pháp thử tương ứng, dẫn đến phòng thử nghiệm và đoàn kiểm tra hiểu khác nhau.
4. Không cập nhật khi thay đổi. Đổi công thức, đổi nhà cung cấp nguyên liệu, đổi quy cách bao bì nhưng vẫn dùng bản TCCS cũ. Khi đó TCCS phải được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế theo Điều 23 Thông tư 13/2026/TT-BKHCN.
5. Công bố xong rồi để đó. Bỏ quên nghĩa vụ thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trong 20 ngày — lỗi mới phát sinh từ năm 2026 và rất dễ sót.

Hỏi đáp về tiêu chuẩn cơ sở

Công bố tiêu chuẩn cơ sở có bắt buộc không?

Việc xây dựng TCCS mang tính tự nguyện. Tuy nhiên nếu sản phẩm chưa có TCVN hoặc QCVN phù hợp, hoặc hồ sơ tự công bố, hồ sơ thầu, yêu cầu của đối tác cần một bản tiêu chuẩn áp dụng, thì doanh nghiệp buộc phải có TCCS. Khi đã công bố TCCS thì nghĩa vụ thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trong 20 ngày là bắt buộc.

Tiêu chuẩn cơ sở có thay thế công bố hợp quy không?

Không. Sản phẩm thuộc nhóm phải chứng nhận và công bố hợp quy theo QCVN vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục hợp quy. TCCS chỉ bổ sung các chỉ tiêu chất lượng riêng của cơ sở, không thay thế được nghĩa vụ hợp quy.

Nộp hồ sơ công bố TCCS ở đâu?

Không nộp hồ sơ xin phép ở đâu cả. Hồ sơ được lưu tại cơ sở. Việc duy nhất phải làm với cơ quan nhà nước là thông báo việc công bố lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng trong 20 ngày kể từ ngày công bố.

Công bố tiêu chuẩn cơ sở mất bao lâu?

Phần soạn thảo và thẩm tra nội bộ có thể hoàn tất trong vài ngày làm việc nếu đã có đủ thông tin sản phẩm. Thời gian thực tế phụ thuộc chủ yếu vào khâu kiểm nghiệm mẫu — tuỳ số lượng chỉ tiêu và phòng thử nghiệm, thường mất khoảng 5–10 ngày làm việc trở lên.

Tiêu chuẩn cơ sở có thời hạn không?

TCCS không ghi thời hạn hiệu lực cố định. Nhưng cơ sở phải rà soát định kỳ và phải sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế khi công thức, quy trình, bao bì, quy chuẩn kỹ thuật liên quan hoặc quy định pháp luật thay đổi.

TCCS đã công bố từ năm 2024 có phải làm lại không?

Không phải soạn lại bản tiêu chuẩn nếu nội dung vẫn phù hợp quy định hiện hành. Nhưng theo quy định chuyển tiếp, các TCCS công bố trước ngày Thông tư 13/2026/TT-BKHCN có hiệu lực phải được thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trước ngày 31/12/2026.

Cần hỗ trợ xây dựng và công bố TCCS?

FOTEKCO hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu phân nhóm sản phẩm, lập danh mục chỉ tiêu, soạn bản tiêu chuẩn cơ sở và quyết định công bố, kết nối phòng kiểm nghiệm, đến hoàn tất thông báo lên Cơ sở dữ liệu quốc gia và hồ sơ tự công bố sản phẩm. Tham khảo thêm các bài trong chuyên mục công bố tiêu chuẩn cơ sở hoặc liên hệ để được tư vấn theo đúng nhóm sản phẩm của bạn.

Nội dung bài viết mang tính tham khảo, được tổng hợp theo quy định tại thời điểm cập nhật. Doanh nghiệp nên đối chiếu với văn bản pháp luật hiện hành hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi hoàn thiện hồ sơ.