20 câu hỏi và đáp án về mã số mã vạch

Mã số mã vạch là một phần không thể thiếu trong quản lý sản phẩm và hàng hóa hiện nay, giúp tối ưu hóa quá trình kiểm kê và bán hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về cách thức hoạt động, cấu trúc và ứng dụng của chúng. Để giải đáp những thắc mắc thường gặp về mã số mã vạch, bài viết này congbosanpham.com.vn sẽ trình bày về  20 câu hỏi về mã số mã vạch thường gặp, nhằm cung cấp thông tin hữu ích và rõ ràng nhất.

Sơ lược về câu hỏi và đáp án kiểm tra kiến thức chung

Bộ câu hỏi và đáp án được congbosanpham.com.vn tổng hợp lại và chia làm 2 phần:

– Phần I – Các câu hỏi và đáp án về Kiến thức chung (Từ câu 1 – câu 13)

– Phần II – Các câu hỏi và đáp án về tình huống thực tế (Từ câu 14– câu 22)

1. 20 câu hỏi và đáp án về mã số mã vạch

1.1 Câu hỏi và đáp án về kiến thức chung mã số mã vạch

Câu 1: Mã số mã vạch là gì?

Mã số là dãy số được ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên dưới mã vạch để chứng minh về xuất xứ sản xuất, sự lưu thông hàng hóa của sản phẩm này. Vì vậy mỗi một loại hàng hóa sẽ được gắn cho sản phẩm một dãy số duy nhất! Nói theo cách khác, đây là một sự phân biệt hàng hóa trên từng vùng, từng quốc gia khác nhau.

Mã vạch là một dãy các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn), giữa các vạch có những khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số để máy có thể đọc được.

Ngày nay, mã vạch còn có thể được in theo các mẫu của các điểm, theo các vòng tròn đồng tâm, hoặc ẩn trong hình ảnh.

Câu 2: Mã số mã vạch các nước được cấu tạo như thế nào?

Tiếp theo đây sẽ là phần cấu tạo của mã vạch các nước. Và mã vạch mà chúng tôi xét đến đó là mã vạch 1D – mã vạch có dạng các sọc dọc thẳng đứng màu đen đặt song song lẫn nhau và cách nhau bởi các khoảng trắng không đều. Bên dưới mã vạch chính là dãy số đại diện cho mã vạch này.

Và đây sẽ là 2 dạng mã vạch các nước được dùng rộng rãi hiện nay đó là UPC (được sử dụng tại thị trường Canada và Hoa Kỳ) cùng EAN được ứng dụng rộng rãi các thị trường còn lại của thế giới, đặc biệt là châu  u, châu Á,… (trong đó có cả Việt Nam).

– Mã vạch UPC: 

UPC (Universal Product Code) là dạng mã vạch đặc biệt có một chuỗi gồm 12 với 11 số đầu có giá trị từ 0 đến 9 và số cuối cùng được gọi là số kiểm tra. Loại mã vạch này được ứng dụng trong bán lẻ tại Hoa Kỳ và Canada mang số GTIN-12 theo định nghĩa của GS1 Hoa Kỳ.

Chú ý: Mã vạch UPC chỉ có ký tự số, KHÔNG có bất kỳ ký tự chữ nào.

– Mã vạch EAN:

EAN (European Article Number) thuộc mã số thương phẩm toàn cầu GTIN. Và mã mã vạch EAN có 2 loại đó là mã EAN chứa 13 số được gọi là EAN-13 và một loại có chứa 8 chữ số gọi là EAN-8.

+ EAN-8: Với 8 chữ số, 3 số đầu là mã quốc gia, 4 số tiếp theo là mã hàng hóa và 1 số cuối cùng là số kiểm tra.

+ EAN-13: gồm 13 số được chia thành 4 phần, bao gồm: 3 số đầu là mã quốc gia, 5 số kế tiến là mã doanh nghiệp, 4 số tiếp nữa là mã mặt hàng và 1 số cuối cùng là mã kiểm tra. Và đây là loại mã vạch được sử dụng phổ biến nhất tại trên các quốc gia, kể cả Việt Nam.

Câu 3: Có bao nhiêu loại Mã số Mã vạch?

Trả lời:

 Các loại mã số GS1 gồm:

– mã địa điểm toàn cầu GLN;

– mã thương phẩm toàn cầu GTIN;

– mã conenơ vận chuyển theo xêri SSCC;

– mã toàn cầu phân định tài sản GRAI & GIAI;

– mã toàn cầu phân định quan hệ dịch vụ GSRN;

– mã toàn cầu phân định loại tài liệu GDTI và một số loại mã đặc thù khác;

Các loại mã vạch thể hiện các loại mã số GS1:

– mã vạch thể hiện mã số thương phẩm toàn cầu: EAN 8, EAN 13, ITF 14;

– mã vạch thể hiện các loại mã số khác là mã vạch GS1-128;

– ngoài ra còn có mã giảm diện tích: databar, mã QR…

 Mỗi loại MSMV được thiết kế chỉ để ứng dụng cho một đối tượng đặc thù nên không thể thống nhất thành một được.

Câu 4: Cách đọc Mã số Mã vạch?

Trả lời:

–  Cách đọc mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Khi đọc mã số này chúng ta đọc từ trái sang phải theo thứ tự sau:

• Ba chữ số đầu tiên 893 thể hiện Mã quốc gia GS1 do Tổ chức GS1 quản trị và cấp cho Việt Nam;
• Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định doanh nghiệp do GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho tổ chức sử dụng mã số GS1;
• Năm hoặc bốn hoặc ba hoặc hai chữ số tiếp theo thể hiện Số phân định vật phẩm do tổ chức sử dụng mã số GS1 quản trị và cấp cho các vật phẩm của mình;
• Chữ số cuối cùng thể hiện Số kiểm tra (được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1).

– Cách đọc mã vạch: Dùng máy quét mã vạch

Câu 5: Tại sao cần mã số mã vạch? Vì sao không thể dung một trong hai, hoặc mã số,hoặc mã vạch?

Trả lời: Để giải thích cho việc tại sao cần cả Mã số lẫn Mã Vạch, chúng ta hãy hình dung công tác quản lý tại một siêu thị lớn kinh doanh một lúc hàng ngàn loại thương phẩm khác nhau. Mỗi loại thương phẩm có cùng đặc tính và giá tiền lại được nhập về từ hàng trăm nhà cung cấp khác nhau mà tốc độ tiêu thụ mỗi loại hàng cũng khác nhau tức nhu cầu quản lý để nhập tiếp mỗi loại hàng cũng khác nhau…

Như chúng ta biết, mã số là do con người ấn định để gán cho đối tượng cần quản lý. Nếu không dùng biện pháp mã hóa từng thương phẩm bằng mã số thì nhà quản lý sẽ mất nhiều công sức, thời gian cũng như giấy tờ để mô tả chúng bằng chữ viết. Khi không cần quét tự động người ta sẽ chỉ đặt mã số. Mã số ở đây chính là chìa khóa mở ra kho chứa toàn bộ dữ liệu liên quan đến thương phẩm, nhưng mã số có nhược điểm là máy móc chưa đọc được do vậy khi con người xử lý sẽ không thể tránh khỏi sai sót với tốc độ chậm.

Để giải quyết vấn đề này, mã số đã được mã hóa thành mã vạch (tức là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một qui tắc mã hóa nhất định) dưới dạng máy quét có thể đọc được. Kết quả là chúng ta thấy khi bán hàng trong siêu thị, nhân viên bán hàng chỉ việc dùng máy quét để quét mã vạch trên thương phẩm.

Nhờ ứng dùng phần mềm và công nghệ thông tin kết hợp Mã số Mã Vạch mà công tác quản lý cũng như kinh doanh đã trở nên nhanh chóng, chính xác, tự động…. đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Câu 6: Mã số mã vạch biểu hiện như thế nào trên bao bì hàng hoá?

Trả lời: Mã vạch là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định để thể hiện mã số (hoặc các dữ liệu gồm cả chữ và số) dưới dạng máy quét có thể đọc được. MSMV được in trực tiếp lên đối tượng cần quản lý như thương phẩm, vật phẩm, các thùng hàng để giao nhận/ vận chuyển.

Câu 7: Yêu cầu buộc phải có MSMV trên hàng hóa?

Trả lời: Tại Việt Nam, hiện nay việc sử dụng MSMV là không bắt buộc mà tùy theo nhu cầu của người sử dụng khi thấy cần phải sử dụng MSMV để tạo thuận lợi cho công tác quản lý, kinh doanh của mình.

Câu 8: GS1 là gì?

GS1 VIỆT NAM – Là tổ chức Mã số, mã vạch quốc gia của Việt Nam, trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Tháng 5/1995, GS1 được công nhận là thành viên chính thức của GS1 quốc tế. GS1 Việt Nam là đại diện duy nhất của Việt Nam tại GS1 quốc tế, GS1 Việt Nam quản lý ngân hàng mã quốc gia 893, cấp mã doanh nghiệp và giúp các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ và các tổ chức quan tâm khác áp dụng công nghệ mã số mã vạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ của mình…

Câu 9: Mã đáp ứng nhanh QR (quick response) là gì ?

Trả lời: Mã vạch QR là một trong các loại mã vạch hai chiều, do một công ty của Nhật thiết kế chế tạo. Do có nhiều ưu việt nên mã vạch QR đã được tiêu chuẩn hóa thành tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 18004) để áp dụng chung trên toàn thế giới. Việt Nam đã công nhận ISO/IEC 18004 thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 7322) về loại mã này.

Các đặc tính ưu việt của mã vạch QR là:

• Mã hóa được số lượng lớn thông tin và hình ảnh;
• Tiết kiệm diện tích;
• Mã hóa được tất cả các loại ký tự (tiếng Anh, Trung Quốc, Nhật Bản …);
• Chính xác và an toàn khi quét.

Hiện tại có một số cơ quan đang có nhu cầu sử dụng mã QR trong quản lý nhân sự (công chức, bệnh nhân …) và vật phẩm (phụ tùng, chi tiết lắp ráp…).

Câu 10: Mã số địa điểm toàn cầu GLN là gì?

Trả lời: Mã GLN là mã số phân định duy nhất dùng để nhận dạng các “bên” hay các “địa điểm” trong chuỗi cung ứng. Một mã GLN có thể được sử dụng để nhận dạng một bên duy nhất hoặc một địa điểm duy nhất hoặc kết hợp cả hai.

Các “bên” có thể là:

Một pháp nhân: công ty, cơ quan chính phủ, bộ phận, hoặc tổ chức nào đứng trước pháp luật và có khả năng ký kết các thỏa thuận hoặc hợp đồng.

Một chức năng: phòng ban hoặc bộ phận của tổ chức được xác định dựa trên các nhiệm vụ cụ thể đang thực hiện.

Các “địa điểm” có thể là:

Một vị trí vật lý: địa điểm hữu hình có thể được biểu thị bằng địa chỉ, tọa độ hoặc phương tiện khác.

Một vị trí số: địa chỉ điện tử được sử dụng trong liên lạc giữa các hệ thống máy tính.

Câu 11: Nếu việc sử dụng MSMV để quản lý hàng hóa nội bộ thì có cần phải đăng ký hay không?

Trả lời: Nếu mã số chỉ sử dụng trong quản lý nội bộ lưu chuyển hàng hóa thì doanh nghiệp không cần phải đăng ký. Lưu ý: doanh nghiệp nên sử dụng các dãy mã số vốn được khuyến cáo sử dụng trong quản lý nội bộ (ví dụ đối với mã EAN-13 có thể sử dụng các dãy số đầu 020-029 hoặc 040-049 hoặc 200-299) hoặc các loại MSMV không thuộc hệ thống GS1.

Câu 12: Mã QR (QR Code) là gì?

Trả lời: Mã QR là một trong các loại mã vạch hai chiều, do một công ty của Nhật sáng chế. Do có nhiều ưu việt nên mã QR đã được tiêu chuẩn hóa thành tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 18004) để áp dụng chung trên toàn thế giới. Việt Nam đã công nhận ISO/IEC 18004 thành tiêu chuẩn quốc gia (TCVN 7322) về loại mã này.

Các đặc tính của mã QR là:

Mã hóa được số lượng lớn thông tin;

Tiết kiệm diện tích;

Mã hóa được tất cả các loại ký tự (Trung Quốc, Nhật Bản …);

Chính xác và có khả năng sửa lỗi khi quét.

Mã QR được đọc bởi máy quét hình ảnh hai chiều hoặc hệ thống phân tích camera tự động (vision system).

Mã QR là hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp không cần phải đăng ký để sử dụng.

Câu 13: MSMV có thể hiện xuất xứ của hàng hóa không?

Trả lời: MSMV không thể hiện xuất xứ của hàng hóa.

1.2 Câu hỏi và đáp án về tình huống thục tế khi áp dụng mã số mã vạch

Câu 14: Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường Việt Nam, vậy mã vạch của những sản phẩm này có lấy trong quỹ số của công ty Mẹ hay không? Hay phải đăng ký mã số mã vạch khác?

Trả lời: Công ty con nhập sản phẩm từ nước ngoài về, đóng gói (lấy tên của công ty con) và phân phối tại thị trường VN, thì công ty con nên đăng ký một Mã doanh nghiệp riêng để cung cấp cho các nhãn hàng đó và các nhãn hàng khác tương tự sau này (nếu có).

Câu 15: Công ty tại Mỹ có nhãn hiệu riêng là A, Yêu cầu công ty tại Việt Nam sản xuất,đóng gói và vận chuyển hàng qua bên đó, nghĩa là sản phẩm hoàn thành dưới nhãn hiệu A, sản xuất và đóng gói tại Việt Nam. Vậy trên bao bì sản phẩm A đó có gắn được mã số mã vạch của công ty Việt Nam này không? Hay là công ty A đó phải đăng kí mã số mã vạch tại Mỹ? và phía công ty Việt Nam có được in mã số mã vạch của công ty A trên bao bì không? Có phải gửi công văn thông báo cho Tổng Cục không?

Trả lời: Công ty tại Việt Nam (gia công) sản xuất đóng gói và hoàn thành sản phẩm cho công ty A và hàng xuất trở lại cho bên công ty A:

– Trong trường hợp nếu công ty A có MSMV và yêu cầu công ty Việt Nam in MSMV này trên sản phẩm mà công ty Việt Nam gia công đó thì công ty Việt Nam phải làm thủ tục thông báo cho Tổng cục việc sử dụng mã nước ngoài trên sản phẩm.

– Nếu công ty A chưa đăng ký MSMV thỉ nên hỏi thủ tục hải quan (xem có yêu cầu phải có mã vạch trên hàng xuất sang nước của công ty A không) và hỏi công ty A xem nước họ có yêu cầu có mã vạch không, mã vạch về họ tự in hay họ ủy quyền cho mình in.

Câu 16: Công ty tôi là công ty A trước đây đã đăng ký Mã số mã vạch và đã được Tổng cục Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay công ty tôi đang tiến hành thủ tục giải thể và có một Công ty B mua lại công ty của tôi và muốn sử dụng lại mã số mã vạch chúng tôi đã được Tổng cục cấp lên sản phẩm. Trong trường hợp này công ty tôi (công ty A) và Công ty B phải làm những thủ tục gì?

Trả lời:

Vì Mã số doanh nghiệp đã được Tổng cục cấp cho công ty A là chỉ có công ty A mới được quyền sử dụng, không có quyền tự chuyển đổi nên trong trường hợp này các công ty phải tiến hành các thủ tục sau:

• Công ty A: Làm thủ tục xin ngừng sử dụng mã số doanh nghiệp đã được cấp. Thủ tục gồm các giấy tờ sau: + Công văn xin ngừng sử dụng MSMV

+ Giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV đã được cấp (bản gốc)

+ Bằng chứng đã hoàn thành nghĩa vụ phí đến thời điểm xin ngừng

• Công ty B: Xin đăng ký sử dụng Mã số doanh nghiệp mà công ty A đã sử dụng. Thủ tục gồm các giấy tờ sau:

+ Công văn xin sử dụng lại Mã số doanh nghiệp của công ty A

+ Hồ sơ đăng ký sử dụng MSMV

+ 01 bản sao giấy phép kinh doanh.

+ Đóng phí đăng ký và duy trì năm đầu tiên như với 1 công ty đăng kí mới.

Câu 17: Doanh nghiệp tôi đã được cấp mã số doanh nghiệp. Hiện nay chúng tôi ra thêm sản phẩm thì chúng tôi có phải đăng kí mã số doanh nghiệp khác không?

Trả lời: Khi đã được cấp mã số doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dùng mã số doanh nghiệp của mình phân bổ cho các sản phẩm của mình. Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 10 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 01 đến 99; Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã doanh nghiệp 9 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 001 đến 999; Nếu DN đã được cấp mã doanh nghiệp 8 chữ số, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0001 đến 9999. Việc phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình sẽ do DN tự phân bổ sao cho các sản phẩm không bị trùng lặp mã số. Tuy nhiên khi phân bổ mã số cho các sản phẩm, DN phải cập nhật bản danh mục sản phẩm đã gán mã số mới nhất cho Tổng cục. Khi nào sử dụng hết quỹ số đã được cấp, DN mới cần đăng kí mã số doanh nghiệp khác.

Câu 18: Công ty chúng tôi nhập sản phẩm từ nước ngoài về bán tại Việt Nam, tuy nhiên trên bao bì sản phẩm chưa có MSMV. Vậy chúng tôi có được đăng ký MSMV tại Việt Nam để in lên bao bì sản phẩm không?

Trả lời: Nếu sản phẩm nhập khẩu chưa có MSMV trên bao bì, thì doanh nghiệp nhập khẩu có thể đăng ký MSMV tại Việt Nam và in trên nhãn phụ của sản phẩm. Lưu ý: doanh nghiệp cần phải tuân thủ các quy định về dán nhãn phụ.

Câu 19: Công ty tại Việt Nam thực hiện gia công, đóng gói sản phẩm cho công ty ở nước ngoài dưới nhãn hiệu riêng của khách, sản phẩm bán tại nước ngoài. Vậy trên bao bì sản phẩm đó có gán được MSMV của Việt Nam không? Hay phải sử dụng MSMV của nước ngoài, và phía công ty Việt Nam có được in MSMV nước ngoài trên bao bì không? Có cần thực hiện thủ tục đăng ký gì không?

Trả lời: Sử dụng MSMV của nước ngoài hay của Việt Nam là tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên, không có quy định bắt buộc sử dụng MSMV của ai.

Theo Nghị định 13/2022/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ, đã bãi bỏ thủ tục xác nhận sử dụng mã nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục nào khác khi sử dụng mã nước ngoài trên sản phẩm gia công, đóng gói tại Việt Nam.

Câu 20: Công ty chúng tôi là công ty A trước đây đã đăng ký MSMV và đã được cấp mã số doanh nghiệp GS1 (GCP). Hiện nay công ty chúng tôi đang tiến hành thủ tục giải thể và có một Công ty B mua lại công ty của chúng tôi và muốn sử dụng lại MSMV chúng tôi đã gán lên sản phẩm. Trong trường hợp này công ty chúng tôi (công ty A) và Công ty B phải làm những thủ tục gì?

Trả lời: Trong trường hợp mua lại vẫn giữ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cũ thì thực hiện thủ tục đổi tên trên Giấy chứng nhận MSMV. Trường hợp đã trả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải đăng ký MSMV mới.

Câu 21: Công ty chúng tôi có xuất hàng đi một số nước Châu Âu, Úc. Bên nước ngoài yêu cầu hàng hóa phải có giấy kiểm tra chất lượng mã vạch (theo ISO/IEC 15415, 15416). Đó là giấy tờ gì? Cơ quan đơn vị nào có thể thực hiện được việc này ở Việt Nam?

Trả lời: Một số thị trường tại Châu Âu, Úc có yêu cầu ngoài chất lượng của sản phẩm thì bao bì sản phẩm cũng phải đạt chất lượng, trong đó bao gồm cả mã vạch in trên bao bì. Trong tiêu chuẩn GS1 có quy định cụ thể về việc này, tuy nhiên ở Việt Nam chưa có quy định bắt buộc phải kiểm tra.

QUATEST 3 có cung cấp dịch vụ kiểm tra chất lượng mã vạch theo tiêu chuẩn GS1 (ISO/IEC 15415, 15416).

Câu 22: Công ty chúng tôi đã được cấp mã số doanh nghiệp GS1 (GCP). Hiện nay chúng tôi ra thêm sản phẩm mới thì chúng tôi có phải thực hiện thủ tục gì không?

Trả lời: Khi đã được cấp mã số doanh nghiệp GS1 (GCP) thì doanh nghiệp có thể dùng mã GCP được cấp để ứng dụng và phân bổ mã số cho các sản phẩm của mình, cụ thể như sau:

Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã GCP-10, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 00 đến 99;

Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã GCP-9, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 000 đến 999;

Nếu doanh nghiệp đã được cấp mã GCP-8, doanh nghiệp được phân bổ mã số sản phẩm từ 0000 đến 9999.

Sau khi phân bổ, in MSMV trên bao bì sản phẩm và trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp cần thực hiện việc cập nhật thông tin sản phẩm mới lên hệ thống MSMV Quốc Gia (VNPC).

Trong trường hợp sử dụng hết quỹ số đã được cấp, doanh nghiệp cần đăng ký mã GCP mới.

Xem thêm: Đăng Ký Mã Số Mã Vạch Cho Sản Phẩm